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在远程办公方式发展迅速的同时,还有许多工作没有(或不能)实现无纸化,导致不在办公室就没有办法开展工作,Microsoft 365 可以帮助用户面对这项挑战。


Microsoft 365 无纸化办公解决方案


无纸化办公的挑战是什么?

Problem 01

没有文档存储或共享的机制

即使我们尝试开展无纸化,也没有保存或共享文档的方法。比如开会时无法打印会议材料怎么办?



Problem 02

对云服务不放心,纸质更安全

从信息安全的角度来看,对使用云服务感到不安。在云中,用户将能够从任何地方访问内部文件,如果用户的账号密码泄露,会产生文档泄露的风险。使用纸质文档的话就没有这方面的风险。

Problem 03

员工缺乏 IT 素养和技能...

在无纸化办公的时代,员工担心自己的IT 素养和技能不足。如果不去教育他们的话,有很多员工连如何保存文件可能都不知道。然而在这种情况下,很难开展学习教育。

Problem 04

有很多事情需要纸张和印章

为了通过内部批准或者签订合同,纸张和印章是必不可少的。我也对工作流和数字签名等服务感兴趣,但不知道从哪里开始。

借助Microsoft 365,帮助您提高工作效率

Microsoft 365 可以解决提高工作效率的挑战

Solution 01

创建一个可以轻松与Teams 和 OneDrive 共享文件的环境题

借助用于个人云存储的 OneDrive 和 Teams,您可以创建一个可以在云中轻松存储和共享文件的环境。OneDrive 可以与您的本地文件夹同步,因此您可以直接在云中保存和编辑材料,就像您在本地文件夹中操作一样。另外您只需右键单击并获取共享 URL 即可与他人共享。
Teams 是项目和团队之间共享和协作文件的绝佳工具,可以立即在团队之间共享文件并进行共同编辑。


Solution 02

丰富的安全增强功能消除对云服务的担忧

您可以设置文件操作权限级别,例如对包含机密信息的文件进行加密,限制查看/编辑,禁止复制/截屏获取/邮件转发,以及何时/何地/谁使用了该文档。

Microsoft 365还提供了很多安全功能,比如跟踪文档的Azure 信息保护 (AIP),登录时需要多个因素的多因素身份验证 (MFA)。

Solution 03

使用 Teams 进行IT 学习课程

在介绍完Microsoft 365后,最好在内部再举办一次学习培训。但是在当前工作繁忙或者疫情影响的状况下,难以组织有效的培训。与普通的网络会议不同,Teams可以在培训时进行录制然后分发,因此观众可以实时观看或稍后查看录制内容。

Solution 04

可以与 Microsoft 365 和 Office 365 链接并且支持数字签名的工作流

不得不说,一步做到完美无纸化是极其困难的,尤其是合同的数字化和电子签名的引入会带来不小的挑战。
首先,我们建议您从熟悉的小任务中,分阶段进行无纸化工作。如果想让审批和盖章做到无纸化,可以考虑引入支持单点登录的工作流系统,与Microsoft 365和Office 365中包含的服务联动,还支持电子签名。需要注意的是,在使用 SharePoint Designer 时,仅使用 Microsoft 365 / Office 365 创建工作流需要很高的技能。