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配置Office 365 文件储存与共享

来源: | 作者:office365 | 发布时间: 2017-03-20 | 3809 次浏览 | 分享到:

设定 Office 365 档案储存与共享

搭配使用商业版 OneDrive Office 365 小组网站是让贵公司储存及共享档案的最佳方式之一,对于员工数不多的小型企业来说格外合适。

Office 365 包含基本的小组网站供您开始使用。您可以立即开始在商业版 OneDrive 中储存档案,以及透过小组网站与他人在档案上共同作业。

您可以在 Office 365 中储存文件的位置

     商业版OneDrive 是专为偶尔需要共享档案的个人所设计。商业用 OneDrive 适合用来储存您所拥有的档案。

     Office 365 小组网站适用于经常需要与他人共享档案及共同作业的用户。小组网站适合用来储存具分享所有权的档案,方便数名人员或整个小组取得档案并进行共同作业。

您和您的员工随时随地皆可透过商业版 OneDrive 和小组网站存取所需内容。

 

以下是商业版 OneDrive Office 365 小组网站的各个位置适合储存哪些档案的相关建议:

商业版 OneDrive的储存空间跟您的计算机一样安全;没有人能够轻易存取您所储存的内容。

适合用来储存您正在自行处理的业务档案。 其他小组成员不需要经常存取或加以进行共同作业的业务档案。

Office 365 小组网站就像是一个网站,但预设为不公开;只有已获您授与访问权限的使用者才能存取。

所有员工都可存取并进行共同作业的共享文档。例如,在 PowerPoint 简报上共同作业、储存每个成员都可更新的小组计划,或发布会议议程。

       Office 365 小组子网站就像是小组网站上的独立区段,具有独特的外观或专属访问权限。

适合用来与公司外部的客户或合作伙伴共享档案及进行共同作业。

同时也适合用来储存不想让具有小组网站存取权的其他公司内部员工使用的档案。您可以设定只有自己 (必要时可再允许 1 2 ) 能够存取的子网站。

了解如何建立小组子网站。

 

想要与公司外部人员共享的档案

 

不想让其他公司内部员工存取的档案。例如,您可以在此储存人事和财务信息。

Office 365 网站集合     储存及共享档案,但网站集合完全独立于您现有的小组网站。

新的 Office 365 网站集合具有专属的地址和权限,可供内部或外部人员进行共同作业。

 

网站集合对于大型企业的用途,就如同子网站之于小型企业。具备先进专门技术并有进阶安全性需求的小型企业也可考虑建立网站集合。

适合储存在网站集合中的共享信息,与适合储存在小组网站与子网站中的内容相同。

影片:将档案移动到云端

观看这段影片以了解如何快速开始将文件储存在云端中。跳至步骤。

步骤:首先,使用商业版 OneDrive 和小组网站来储存档案,并在在线进行共同作业

 

步骤 1:请小组成员将他们的档案储存在商业版OneDrive

  

步骤 2:探索 Office 365 小组网站

  

步骤 3:上传档案到 Office 365 小组网站以进行在线共同作业

  

步骤 4:将在线档案与您的 PC Mac 同步处理

 

档案储存与共享的最佳做法

 

适用于其他类型小型企业的档案储存与共同作业建议:

 

不公开私人档案

 

追踪剩余多少储存空间

什么档案可以储存在 OneDrive 和小组网站?

后续步骤

     自定义 Office 365 小组网站以便储存及共享档案。此逐步教学会告诉您如何充分利用储存与共同作业功能。

     在平板计算机与手机上设定 Office App   。您必须执行此操作,才能在平板计算机或手机上编辑储存在小组网站上的档案。如果您的平板计算机或手机尚未安装 Office App,则您只能检视小组网站上的档案,而无法编辑。

o     Android 装置上安装 Office 应用程序及设定 Office 365

o     iPhone iPad 上安装 Office 应用程序及设定 Office 365

o     Windows Phone 上设定 Office 365

 

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